Después de un primer intento de mejorar mi productividad con Zen To Done, ZTD, me llegaron y leí varios comentarios desfavorables que me hicieron buscar como alternativa a GTD, el original.
Como tengo ya bastantes libros pendientes de leer que me urgen bastante decidí no comprar los de David Allen, el creador de GTD, y me incliné por un e-book que había caído recientemente en mis manos: GTD para dummies del blog de El Gachupas. Del libro solo tengo elogios porque explica de una manera amena en que consiste el GTD, centrándose no solo en la productividad a corto plazo sino en conceptos como objetivos, valores, visión… lo que me pareció muy interesante.
El único punto negativo del libro es que se hace corto 
, pero es evidente que una primera revisión de GTD para novatos no debería tener mucho más para no resultar compleja. A ver si se anima y saca un segundo volumen más avanzado.
Del GTD en sí puedo decir que es un sistema que se adapta bastante bien a mi forma de trabajar, yo de por sí ya trabajo con listas solo que ahora las organizo mejor y con más sentido. El único gran problema que me he encontrado es como reflejar el sistema de planificación de proyectos que utilizo, ya que el sistema de próximas tareas no me da la sensación de cubrir bien una planificación más elaborada de un proyecto de cierta envergadura. Quizá sea por desconocimiento de toda la potencia del GTD pero por el momento necesito como mínimo una hoja de cálculo para planificar un proyecto a medio plazo, eso sí luego voy incorporando las acciones al sistema de GTD. De todas maneras es un punto a estudiar para ver si puedo prescindir de un sistema en paralelo, o por lo menos regularizarlo con GTD de la mejor forma posible.
Para implementar GTD he utilizado Evernote, que lo venía utilizando para otras cosas en los últimos meses, y creo que se puede configurar muy bien para el uso de GTD.
Para que los expertos en la materia me puedan corregir u orientar, enumero las listas que me he creado:
- 01-GTD:
- @1Inbox: Bandeja de entrada.
- @2Próximo: Lista de próximas acciones.
- @3En espera: Lista de acciones que requieren respuesta. Asocio cada acción con el tag del nombre de la persona que me deba responder.
- @4Algún día: Lista de acciones que me gustaría hacer algún día si hay tiempo.
- @5Completado: Lista de acciones completadas. Paso previo a borrarlas.
- 02-Soporte: De momento lo tengo vacío y no se muy bien si me hará falta o con la carpeta en el ordenador para soporte ya tengo suficiente.
- 03-Archivo: Aquí guardo mis listas antiguas con relación a música que quiero bajarme, películas, series… El resto de cosas archivadas en su correspondiente carpeta en el ordenador.
- 10-Proyectos: Aquí guardo toda la información sobre los proyectos en curso, una libreta por proyecto más una libreta con el listado de todos los proyectos activos, más otra con los proyectos pendientes. En la libreta de cada proyecto hago un desglose de todas las tareas, si el proyecto es pequeño, y de cierto número de tareas si el proyecto es grande.
- 01-Lista de proyectos: Solo los nombres de los proyectos, que tendrá su correspondiente próxima acción.
- 02-Lista de proyectos pendientes: Solo los nombres de proyectos que actualmente no he empezado o que se encuentran en stand by.
- 11-Áreas de responsabilidad: Las libretas de esta pila están todavía en construcción.
- Blog
- Desarrollo personal
- Empresa
- Personal
- Salud y deporte
- Marca Personal
- 12-Objetivos: Pendiente de rellenar con todo el trabajo que hice sobre mi marca personal.
- 13-Visión: Pendiente de rellenar con todo el trabajo que hice sobre mi marca personal.
- 14-Propósito y valores: Pendiente de rellenar con todo el trabajo que hice sobre mi marca personal.
- @Encargos/@Home/@PC: contextualización de las acciones. De momento solo he necesitado estas 3, puede ser que necesite alguna más. Una típica sería @Work, pero al trabajar en casa estoy pensando en si es necesaria para mí ya que casi todo lo que hago en el PC es trabajo.
- E: Alta/Media/Baja: nivel de energía necesario para realizar la acción. De momento no le he dado uso pero creo que es interesante.
- T: 05/15/30/60/+60 min: tiempo necesario para completar la acción. Como en la anterior, todavía no le he dado uso, pero es un must que debo ir incorporando al sistema.
- W: [Nombre del implicado]: nombre de las personas de las que estoy a la espera de alguna acción suya.
- P: [Nombre del proyecto]: nombre de los proyectos activos, para poder filtrar las próximas acciones por proyecto.
En cuanto al ordenador tengo las siguientes carpetas:
- 01-Inbox: Aquí van a parar todos los archivos nuevos que descargo.
- 02-En espera: Archivos relacionados con la lista “En espera” como por ejemplo cupones que he comprado para una cena para 2 personas, estoy a la espera de que me confirmen la fecha. También lo usaré para docs que tenga que revisar o completar otra persona y cosas similares.
- 03-Soporte: Archivos relacionados con las tareas que estoy haciendo. Crearé una carpeta por cada proyecto y otra carpeta para el resto de acciones que no correspondan a ningún proyecto.
- 04-Archivo: Aquí hay de todo de momento. Ya iré haciendo limpieza para quedarme solo con lo importante.
Y en cuanto al correo tengo las mismas carpetas que en el ordenador.
Y por el momento esta es mi implementación de GTD. Todavía tengo veo lagunas a mi implementación de GTD:
- Yo uso 2 ordenadores a diario: un portátil y uno de sobremesa, por lo tanto tengo el sistema de carpetas implementado en los 2, pero claro tendría que duplicar la info, cosa que ni quiero ni es recomendable; también podría compartir las carpetas, eso me obliga a tener los 2 equipos encendidos a la vez entre otras serie de cosas; o vaya usted a saber que se me ocurre hacer.
- [Solucionado]
Ahora mismo no sé que próximas acciones corresponden a qué proyectos, bueno lo sé pero el sistema no, así que estoy pensando en crear un tag para cada proyecto. - Como comentaba antes necesito un sistema auxiliar para planificar proyectos en el tiempo, y este sistema alimenta el del GTD semanalmente con próximas acciones, pero lo tengo que seguir a diario para no desviarme de la planificación.
- Me falta listar en algún sitio las tareas rutinarias, del tipo hacer la compra los lunes, ir a piscina los martes y jueves…
Si alguien tiene alguna sugerencia para mejorar mi sistema de GTD le estaré muy agradecido.
Pues de momento así es como estoy empezando a utilizar, iré trasteando con el sistema y pidiendo consejo hasta dejarlo a punto y que mi productividad crezca hasta límites insospechados 
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