Archivo de la categoría: Productividad

Los problemas productivos del emprendedor: más tareas implica mayor productividad

tachar tareasSomos muchos los que confundimos o hemos confundido productividad con tachar el mayor número de tareas de nuestra lista, y esto es uno de los grandes problemas de la cultura del esfuerzo.

Productividad significa trabajar mejor, no trabajar más horas ni hacer más tareas. No es extraño que en un día muy productivo “solo” hayas completado 3 tareas, eso sí, tareas que te permiten seguir avanzando en la dirección adecuada.

Las máximas de menos es más y Pareto con su 20/80 son esenciales si queremos aspirar a ser realmente productivos.

Aun sabiendo esto a mí me pasa a veces que en el fragor de la batalla del día a día, pierdo toda perspectiva y me dedico a sacar todas la tareas que puedo sin discriminar mucho. Son días de descontrol que cada vez me pasan menos, pero haberlos haylos.

Además he podido identificar la causa de estos días de frenesí: cuando aparece un elemento extraño en mi planificación que me descoloca por completo. Traducido al español serían cosas como:

  • Aparece un incendio que hay que apagar cuanto antes
  • He estado medio día KO por una migraña
  • He dedicado mucho más tiempo de lo que esperaba a una tarea

Cuando pasa alguna de estas cosas, lo que suelo hacer el resto del día es intentar recuperar tiempo. Una tremenda tontería que cada vez hago menos gracias a implementar GTD y su flexibilidad. La meditación también me ayuda a centrarme.

Al final del día no importa cuántas tareas hayamos tachado de nuestra lista, sino cuánto hemos avanzando en nuestros proyectos.

photo credit: mrmole via photopin cc

Los problemas productivos del emprendedor: Trabajar sin saber en lo que tenemos que trabajar

Es probable que los emprendedores seamos uno de los grupos profesionales que tenemos más frentes abiertos a la vez, y esto se puede transformar en un gran problema.

La solución ideal pasa por delegar todo lo que no produzca valor en el proyecto, ya sea a socios, trabajadores o subcontratando todo lo que sea posible.

Como no vivimos en un mundo ideal, esto no es posible siempre y menos si estás comenzando. Así que propongo una solución un tanto más asequible de poner en práctica: definir las áreas clave, delegar todo lo que sea posible fuera de esas áreas y planificar agrupando tareas.

Definir las áreas clave

Que un área sea clave no quiere decir que sea la que más te gusta. Por ejemplo una de las cosas más importantes que necesita tu negocio es vender, y no siempre es un tema que guste demasiado, sobre todo al perfil geek.

Además para no perder el foco, es importante fijar una serie de objetivo e hitos en cada una de las áreas, para trabajar siempre en la misma dirección y ver los avances.

Delegar todo lo que sea posible

El dinero es el que hay y poco se puede hacer si hemos decidido empezar en pequeño, pero hay tareas que nos pueden quitar muchísimo tiempo y no aportar nada de valor a nuestro proyecto.
El mejor ejemplo es el trío contable/fiscal/legal, en el que seguramente no seremos expertos, así que subcontratarlo nos puede evitar muchos dolores de cabeza y pérdida de tiempo.

Y si contamos con compañeros de aventura, es esencial que cada uno se centre en lo que sabe hacer, para hacerlo bien y rápido.

Planificar y agrupar tareas

Para todo lo que nos tengamos que comer sí o sí, y que no produzca valor, lo mejor es empaquetarlo y planificarlo.

Por ejemplo si tenemos que hacer facturas, en vez de hacerlo cuando nos acordamos, podemos planificarlo para los jueves y hacemos todo un pack de facturas de golpe. Es lo que se llama proceso por lotes y ayuda a hacer tareas aburridas de la forma más óptima posible.

Con todo esto lograremos saber en cada momento lo que podemos hacer para seguir avanzando en nuestro proyecto, y evitaremos hacer muchas cosas que no estén realmente alineadas con nuestros objetivos.

Problemas productivos del emprendedor: la perfección

Perfección

“No tienes que ser bueno para empezar, pero tienes que empezar para ser bueno”

Zig Ziglar

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan los emprendedores es el de no caer en la trampa de la perfección, lo sufren especialmente los ingenieros.

Todos deberíamos aspirar a la excelencia, pero cada etapa es un universo distinto, y obsesionarnos con lanzar el producto perfecto puede ser nuestra sentencia de fracaso.

Dicho esto me veo en la obligación de aclarar que no buscar la perfección tampoco es excusa para ser un chapuzas, que es lo que a veces parece que se sugiera cuando algunos hablan de metodologías lean o ágiles.

Yo hace mucho que dejé de pensar en términos de perfección y que me guío por 2 máximas:

  1. La perfección es enemiga de lo bueno
  2. El 20% de los esfuerzos producen el 80% de los resultados

Con la primera consigo empezar, acabar y lanzar proyectos en tiempos pequeños. Así evito la famosa parálisis por el análisis y me aseguro de acabar las cosas que empiezo, aunque no logre un calidad sublime sino una de un nivel como mínimo aceptable.

Con la segunda consigo repartir mis esfuerzos en lo que realmente me aporta valor a mí o al proyecto. De esta forma reduzco tanto el tiempo que dedicó al proyecto como los elementos superfluos del mismo.

Tampoco sigo esto ciegamente, si me apetece mejorar algo o hacer algo que no de los los mejores resultados, pues me pongo sin problemas, y eso gracias al ahorro de tiempo en otras áreas.

Como siempre, lo más importante es hacer algo, que aunque no lo hagas perfecto ya será mucho más de lo que tenías antes. Cuántos proyectos se habrán quedado en el limbo, o ni siquiera empezado, por no conformarse con hacer algo “simplemente” bueno…

photo credit: Jason A. Samfield via photopin cc

Los problemas productivos del emprendedor: Tener la cabeza rebosante de ideas

Montones de IdeasSomos emprendedores, ¿qué vamos a tener en la cabeza? Pues miles de excitantes ideas, cómo no.

Y eso está bien -más allá de que una idea no vale nada y que lo que importa es la ejecución, y que se necesita encontrar un problema o necesidad- pero nos dificulta de manera extraordinaria la concentración y la capacidad de enfocarnos en algo concreto.

Incluso suele suceder que estamos trabajando en algo y de repente nos pasa algo interesante por la cabeza, y cambiamos sin problema a desarrollar la nueva ocurrencia (basado en hechos reales). Como comprenderéis, esto no es bueno para nuestra productividad ni para el futuro de nuestro negocio.

¿Y qué puedo hacer si no paro de tener buenas ideas? Muy simple, cada vez que se te ocurre algo, lo apuntas en una libreta (física o digital), y en cuanto tengas algo de tiempo libre revisas todas las ideas y decides hacer con ella. Por ejemplo si trabajas con GTD podrías hacerla si solo necesitas un par de minutos, delegarla si la puede hacer otro, borrarla si tampoco es para tanto, dejarla incubando si no es algo importante o urgente, o apuntarla para desarrollar próximamente.

¿Y qué consigo con esto? Muy simple también, descargar tu mente de ideas que revolotean de forma que estás más tranquilo y puedes concentrarte mejor. Además tendrás la seguridad de que tu idea genial está apuntada y no se te va olvidar. ¿No es maravilloso?

Evidentemente todas estas listas hay que cuidarlas para que no se descontrolen, pero con un poco de disciplina y un mucho de práctica, puedes conseguir establecer una serie de hábitos que te harán la vida mucho más fácil.

photo credit: faith goble via photopin cc

La productividad personal es fundamental para los emprendedores

Por segunda semana consecutiva tengo el placer de colaborar con uno de los mejores bloggers en español. Si hace 2 semanas fue con Javier Megías, crack de la estrategia de negocios, la semana pasada fue con Jose Miguel Bolivar, el “abuelo” de la productividad en España (abuelo por ser de los primeros en tocar el tema, no por la edad :P )

En esta ocasión mezclo 2 de los temas que más me apasionan: Emprender y la productividad.

Desde hace mucho tiempo he estudiado y aplicado métodos de planificación, gestión del tiempo… pero hasta que no descubrí GTD, no supe lo que era la auténtica productividad y la paz interior de tenerlo todo en su sitio.

Los emprendedores nos solemos dedicar a los temas más variopintos, desde cosas creativas a temas de financiación, pero solemos olvidarnos de trabajar “bien”, y aquí es donde la productividad nos puede ayudar de forma espectacular.

Las claves que yo he encontrado de problemas que podemos solucionar con la productividad son 5:

  1. Caer en la trampa del corto plazo
  2. Trabajar sin saber en lo que tenemos que trabajar
  3. Pensar que más tareas completadas implica una mayor productividad
  4. Tener la cabeza rebosante de ideas
  5. Intentar hacer algo perfecto

Si solucionamos estos problemas, estaremos un paso más cerca del éxito, y viviremos mucho más tranquilos :)

El tiempo no se puede gestionar, el tiempo pasa mientras nosotros planificamos

Durante muchos años ha estado muy de moda el tema de la gestión del tiempo, como metodología para mejorar la productividad tanto a nivel profesional como personal.

Yo mismo leí sobre el tema hace tiempo y apliqué algunos conceptos a mis rutinas de trabajo. Además al ser ingeniero tengo muy interiorizada la “necesidad” de planificar todo. Incluso en mi primer proyecto empresarial dediqué muchos meses a desarrollar un plan de empresa con una planificación a 5 años, nada menos…

Me ha costado entenderlo pero ahora sé que el tiempo no se puede gestionar, el tiempo simplemente pasa, y además para todos igual. La clave no es cómo gestionamos el tiempo, básicamente porque no se puede, sino cómo elegimos distribuir nuestra atención, qué es lo que realmente podemos hacer.

Nosotros elegimos que hacer cada momento, y esto no va a depender de la magnífica planificación a 1 semana, 1 mes o 1 año, sino a cosas más banales como nuestro nivel de energía, nuestro estado de ánimo, el progreso de otras tareas o proyectos… Así que por muy buenos que seamos planificando, no tenemos ni la más remota idea ni de qué nos vamos a encontrar mañana.

Con esto no digo que la planificación debe ser inexistente, pero debe ser flexible. Es evidente que si tenemos que desarrollar un proyecto de larga duración, más nos vale hacer unas previsiones, aunque luego nos equivoquemos.

Yo desde que estoy con GTD he cambiado el chip. Ya no hago largas planificaciones determinando qué tareas voy a hacer en cada momento del día durante largos períodos, sino que tengo listadas todas las tareas que debo hacer, agrupadas en proyectos y alineadas con objetivos. Y en cada momento yo determino que tarea voy a completar según una serie de parámetros como mi nivel de energía, mi tiempo disponible, la fecha límite… Y con esto logro avanzar en todos mis proyectos a buen ritmo y con el mínimo de estrés.

Si intentas gestionar el tiempo, el tiempo va a acabar gestionándote a ti ;)

Me he pasado a Facile Things como herramienta GTD

Vista principal de Facile Things en la que gestionar todo tipo de acciones

Como ya sabéis soy muy fan de la metodología GTD para mejorar mi productividad, alinear mi actividad con mis objetivos… Y me ha tocado dar un paso más para afianzar mi uso de GTD.

Hasta hace bien poco, la herramienta que utilizaba era Evernote, la navaja suiza para la gestión de notas. Para adaptar Evernote a GTD hace falta crear una serie de libretas y etiquetas, para poder clasificar todo como toca. Esta aplicación es tremendamente flexible, lo que supone su mayor virtud y a la vez su mayor defecto a la hora de implementar GTD.

Mi gran fallo con este sistema era la personalización que hacía yo según mis necesidades, lo que me alejaba de algunos de los principios de GTD y hacía que mi sistema tendiera al caos más a menudo de lo aconsejable.

Conocía Facile Things de Francisco Sáez desde hace bastantes meses, pero entre que estaba en beta y que tenía mucha dependencia de Evernote, había pospuesto probar la aplicación de manera indefinida… hasta principios de este mes que por fin me animé a probarla.

No os voy a negar que hacer el trasvase de mis cerca de mil notas en Evernote a otro sistema me daba auténtico pavor. Así que empecé poquito a poquito duplicando las partes más a corto plazo: un subconjunto de próximas acciones, las acciones en espera y las rutinarias.

Con esto pasé unos días haciendo las cosas 2 veces, en Evernote y en FT, hasta que vi claramente que el nuevo sistema me ofrecía tantas ventajas y tan pocos inconvenientes, que tenía que cambiar ya. Así que aproveché un fin de semana para traspasar el gran grueso de notas.

Además aproveché la ocasión para sacar partido a las nuevas posibilidades de FT, y para arreglar mis fallos previos, y sobre todo creé más proyectos. Gestionar proyectos en FT es una maravilla: creas el proyecto, lo asocias a un área de responsabilidad, a una libreta de Evernote si quieres, y comienzas a crear acciones (ya sean próximas, algún día…). Así que cada proyecto es un mini sistema de GTD en sí mismo. A partir de ese momento la primera acción de cada proyecto que esté activo pasa a la lista global de próximas acciones, y cuando la marcas como completada… ¡aparece la siguiente! Esta sistematización me encanta.

Me ha costado un par de semanas pasar todo el material, y aun me queda revisar algunas cosas, pero estoy feliz de la vida. Todo ordenadito y en su sitio, etiquetado por contextos y proyectos, con una buena agenda sincronizable con Google Calendar… Mi flujo de trabajo ha mejorado una barbaridad, y ahora por fin confío 100% en mi sistema GTD.

El salto ha sido muy grande pero FT tiene sus fallos, evidentemente. Eso sí, los estuve comentando con Francisco y están trabajando en solucionarlos todos e incluso incorporar alguna que otra sorpresa que me ha dejado maravillado.

Por el momento mis mayores quejas se dirigen a la gestión de fechas de proyectos y objetivos, no se puede saber de un vistazo qué proyectos o  objetivos cumplen antes ni cuándo, y a la longitud de las notas, 250 caracteres está bien para apuntar acciones, pero si quieres apuntar un par de ideas se queda corto. Las dos cosas están en vías de ser mejoradas :)

También hay otras cosas como mejorar la sincronización con Evernote, mejorar la app móvil, arreglar la introducción de tags que es un poco farragosa, y poco más. El resto muy bien.

No quiero explayarme en la lista de funcionalidades, así que lo que os recomiendo es darle una oportunidad y probarlo vosotros mismos. No me llevo comisión :P pero para mí es 100% recomendable.

Un par de opiniones extra:

Imagen extraída de la web de Facile Things. Quería hacer una captura de mi sistema pero había información comprometedora :P

La semana de las excusas: no tengo tiempo no sirve de excusa

“Quien quiere hacer algo de verdad, encuentra tiempo para hacerlo, quien no, lo que encuentra son excusas.”

Suele pasar que los señores/as que siempre vamos ocupados, vemos con envidia a la gente que parece estirar el tiempo y hace todas las cosas que a nosotros nos gustaría.

Vamos a dejarnos de tonterías: el día tiene 24 horas para todos, ni más ni menos. Así que la excusa de “es que no tengo tiempo para hacer tal cosa” es muy mala excusa, incluso para algo que requiere gran dedicación como emprender.

Voy a poner como ejemplo 2 personas a las que admiro y a las que parece que los días les duran más:

Carlos Bravo, fundador de Coguan

Lo de Carlos es digno de estudio. No solo es un emprendedor al que le van bien las cosas, su empresa de publicidad lleva unos cuantos años a buen ritmo, sino que además tiene tiempo de escribir un post al día en su blog, twittear con frecuencia… y además corre maratones. No está mal eh!

Entre lo que acabo de explicar hay una característica recurrente en la gente a la que le da tiempo de hacer “todo”, el deporte. Parece mentira pero dedicar una hora, o más, al día para hacer deporte, no solo no te permite hacer más cosas, sino que a la larga te potencia para conseguir mucho más con menos.

El deporte tiene múltiples beneficios, los que nos interesan en este caso son los de mejorar la capacidad de concentración y aumentar la energía. Con esto conseguimos poder acometer más trabajo en menos tiempo. Eso sí, no esperes un cambio espectacular en 2 días, esto requiere tiempo y al principio estarás más cansado, paciencia.

Franck Scipion, blogger en Ingresos al Cuadrado

El ejemplo de Franck debería estar en los libros de marca personal, simplemente lo ha clavado.

A diferencia de Carlos, Franck no era un emprendedor a jornada completa hasta hace muy poco. Así que ha estado más de 2 años compaginando su trabajo por cuenta ajena, con un proyecto muy interesante, que es en sí mismo un caso de estudio de Franck.

¿Quién dice que no se puede emprender trabajando por cuenta ajena? Franck creó el proyecto Ingresos al Cuadrado hace más de 2 años, y desde entonces ha ido creciendo con una dedicación de solo 2 horas diarias. Y lo que ha conseguido es más que interesante, no tienes más que mirar estas cifras: Resumen de agosto de 2012.

La grandeza de Franck reside en haber preparado el terreno, durante bastante tiempo, para su gran desembarco como emprendedor full time. Porque ya no existen empleos estables, porque incluso a los mejores les echan a la calle.

Si te quedas sin empleo, por lo menos que te pille preparado como a Franck.

¿Por qué hay gente que puede hacer tantas cosas?

Las claves están en la disciplina, la perseverancia y el sentido común. Tanto Franck como Carlos, son personas que producen muchísimo y aprovechan el tiempo.

Franck decidió que dedicaría 2 horas al día a su proyecto, pero su día no pasó a tener 26 horas por eso. Seguramente sacrificó cosas que le apetecería más hacer después de llegar del trabajo cansado, como ver la tele, leer, navegar por Internet…

Y Carlos cada noche escribe un artículo, con lo que tiene que dejar de hacer otras cosas como… no hacer nada.

Estos ejemplos ilustran una gran verdad: quien quiere hacer algo de verdad, encuentra tiempo para hacerlo, quien no, lo que encuentra son excusas.

¿Necesitas un impulso?

No todo es sacrificar otras actividades para poder dedicar más tiempo a emprender. Aprender a ser productivo es un salto cualitativo.

Tenemos que ser sinceros, trabajamos mal. Dedicamos tiempo a cosas innecesarias, nos distraemos con frecuencia, preferimos dedicar más tiempo a las tareas que nos gustan que a las que de verdad importan…

Os dejo 2 recetas que a mí me están sirviendo mucho para mejorar mi productividad trabajando el mismo o menos tiempo que antes:

  • Aplica Pareto (80/20): según parece, el 20% de nuestras actividades produce el 80% de los resultados. Esto es así, x% arriba x% abajo. Si interiorizamos esto y aprendemos a escoger las tareas que reportarán más resultados, podemos quitarnos de un plumazo una carga enorme de trabajo.
  • Aprende GTD ya: Get Things Done es una metodología productiva desarrollada por David Allen, con el objetivo de trabajar con menos estrés, alineando las tareas con los objetivos, liberando la mente y organizando todo muy bien. Nos os voy a engañar, GTD requiere de un gran esfuerzo y compromiso, pero la mejora es tan tan grande que merece muchísimo la pena.

Otras grandes excusas:

GTD un año después

Como pasa el tiempo… es un tópico pero qué verdad encierra en él. Ya hace un año que empecé a coquetear con GTD para mejorar mi productividad y no puedo estar más contento :)

Desde mi primera implementación del sistema en Evernote después de que cayera en mis manos el libro de El Gachupas, y mis primeras impresiones un mes después he pasado por distintas fases con mi relación con GTD, aunque nunca lo he abandonado como he leído que le pasa a mucha gente.

GTD requiere un cambio de hábitos que suponen una fuerte barrera de entrada para gente poco persistente, pero los beneficios son tantos que merece la pena hacer el esfuerzo.

Durante este tiempo he tenido muchas deficiencias en la adopción de GTD, aunque poco a poco he ido abrazando casi todos los aspectos de su filosofía. Todavía me queda mucho por mejorar pero ya no podría vivir sin GTD.

También he hecho mis ajustes caseros al sistema de listas propuesto por David Allen, además de las típicas tengo listas de tareas rutinarias agrupadas por día de la semana, del mes y tareas diarias. Como tengo bastantes tareas que se repiten mucho me ayuda a tenerlas mejor organizadas, de forma que cada día miro las listas correspondientes y agrego las tareas a mi lista de TMI.

Otro paso que he dado últimamente es mejorar mi planificación de proyectos mediante la planificación natural que propone David Allen. Me ha costado pero le voy sacando cada vez más partido.

Mi gran tarea pendiente es trabajar mejor la revisión semanal, porque la dejo de lado muchas veces y el sistema deja de ser tan efectivo.

Lo mejor de todo en este tiempo ha sido vivir con la tranquilidad de saber que está todo apuntado (y organizado) y que no tengo que acordarme de nada, solo por eso ya vale la pena :)

Empieza el día con las tareas rutinarias

Casi todo lo que he leído sobre productividad va en la misma dirección: haz las tareas importantes lo antes posible del día. Esto tiene incluso una denominación, TMI (tareas más importantes), que conviene escoger el día anterior para tener claro con que debemos empezar.

Y realmente esto está muy bien y es muy útil, pero para las personas que se levantan activas y con energía. Para aquellos como yo, que nos levantamos con poca energía y nos vamos entonando a lo largo del día, empezar por las tareas más importantes puede ser contraproducente. Yo asocio a este tipo de personas a gente creativa, más que nada porque la gente creativa que he conocido tiende a trabajar mejor por las tardes/noches.

Si te levantas con poca energía y concentración, no tiene mucho sentido que te dediques a cosas importantes, te llevarán mucho más tiempo y el resultado será peor. Pero ¡ojo!, no estoy hablando de procastinar sino de organizarte de una forma diferente.

Todos los expertos productivos también dicen que el mail hay que leerlo una vez avanzado el día, para no perder el tiempo y poder hacer las TMIs antes de distraernos, pues yo hago todo lo contrario. Mientras me voy despejando leo 4 cosas y reviso el mail, tampoco es que me lleguen cientos de mails al día, contesto lo que es rápido y me apunto las cosas que tengo que hacer.

Y una vez puesto en marcha reviso las próximas tareas que tengo que hacer, y empiezo por las rutinarias o mecánicas que no me exigen un esfuerzo intelectual grande. Con esto consejo avanzar tareas de esas aburridas, voy calentando motores y además disfruto de la sensación de ir avanzando.

Y cuando mis capacidades empiezan a estar a buen nivel ya me dedico a tareas más interesantes, aunque las realmente potentes o creativas las dejo para la tarde. Hace años las dejaba también para la noche, pero el descontrol de horarios y trabajar hasta muy tarde acaba pasando factura.

La experiencia que os explico no es única, tengo amigos que también funcionan mejor por la tarde que por la mañana, así que más que seguir a ciegas los consejos productivos de otros, lo mejor que puedes hacer es adaptarlos a tu ritmo vital para poder sacarles partido, siempre con constancia eso sí.